Alle porte del mondo: un giorno nel Reparto Partenze delle Poste Vaticane

A colloquio con Stefano Rossi ed Ermanno Croci, addetti alla corrispondenza del Reparto Partenze del Servizio Poste e Filatelia del Governatorato

C'è un luogo, a due passi dal Colonnato del Bernini, dove ogni giorno migliaia di frammenti di vita — cartoline, lettere, pacchi, raccomandate — iniziano un viaggio verso ogni angolo del pianeta. Non è un ufficio postale come gli altri: è l'Ufficio Postale dello Stato più piccolo del mondo.

In questo luogo lavorano Stefano Rossi ed Ermanno Croci, responsabili della corrispondenza del Reparto Partenze, i quali raccontano la loro esperienza, in questa intervista a www.vaticanstate.va. A loro è affidato un compito che custodisce un'unicità irripetibile: toccare con mano i messaggi dei pellegrini di tutto il mondo, la corrispondenza ufficiale della Santa Sede, i documenti che accompagnano eventi storici come il Giubileo o l'elezione di un nuovo Papa. Lavorare qui significa essere, ogni giorno, l’anello di una catena che unisce il Vaticano al mondo intero.

Potete raccontarci il vostro percorso professionale e come siete arrivati a svolgere questo ruolo?

Il nostro percorso professionale è iniziato molti anni fa alle Poste Vaticane, esordisce Stefano: ho iniziato la mia carriera come operatore della posta pneumatica e centralinista, un dettaglio che, da solo, racconta quanto questo luogo custodisca tecnologie e tradizioni che altrove sono ormai scomparse. Ermanno aggiunge di aver iniziato nel servizio di raccolta della corrispondenza, maturando una grande esperienza sul campo. Il nostro è stato un percorso di crescita costante che ci ha permesso di conoscere a fondo l'organizzazione e le dinamiche di un’istituzione che non ha eguali nel mondo.

Quali competenze ritenete fondamentali per un Addetto alla corrispondenza oggi?

Oggi più che mai, per svolgere efficacemente questo lavoro, riteniamo fondamentali una solida formazione professionale e un'approfondita conoscenza delle procedure interne. Il nostro lavoro richiede precisione, affidabilità e grande attenzione, poiché ogni fase incide sul corretto funzionamento dell'intero processo postale.

A queste competenze tecniche si aggiungono precisione, senso di responsabilità e capacità organizzative, qualità fondamentali per garantire un servizio efficiente. È inoltre importante affrontare con prontezza eventuali situazioni impreviste. Solo con un forte spirito di collaborazione è possibile garantire un servizio all'altezza degli standard richiesti.

In cosa consiste la vostra giornata tipo?

La nostra giornata lavorativa inizia alle 7:30 con l'organizzazione delle spedizioni e la preparazione dei dispacci destinati ai diversi Paesi del mondo. In questa prima fase vengono anche pianificate le attività della giornata e assegnati gli operatori ai vari servizi, così da garantire una gestione equilibrata del lavoro e il corretto svolgimento di tutte le operazioni. Il coordinamento è un aspetto fondamentale del nostro lavoro: ogni servizio è strettamente collegato agli altri e richiede una pianificazione accurata per evitare ritardi o accumulo di corrispondenza. L'obiettivo è assicurare che ogni invio venga lavorato con puntualità e precisione.

Nel corso della giornata ci occupiamo della raccolta e dello smistamento delle migliaia di cartoline che pellegrini e turisti affidano ogni giorno alle Poste Vaticane, indirizzandole verso le rispettive destinazioni. Parallelamente gestiamo le spedizioni tramite posta espressa, curandone l'elaborazione e la spedizione, oltre alle raccomandate, che vengono registrate, controllate e avviate con la massima attenzione.

Una parte importante del nostro lavoro riguarda inoltre il servizio di affrancatura della corrispondenza consegnata alle Poste Vaticane dai diversi Enti della Santa Sede. A ciò si aggiunge la predisposizione della documentazione doganale per le spedizioni contenenti libri o merci dirette sia verso i Paesi europei che extraeuropei, un passaggio essenziale per garantire il regolare transito degli invii e il rispetto della normativa internazionale.

L'insieme di queste attività rende la nostra giornata intensa e articolata: ogni operatore contribuisce, con il proprio lavoro, a garantire un servizio efficiente e affidabile.

Quali sono le principali responsabilità del vostro ruolo?

Le principali responsabilità del nostro ruolo riguardano il coordinamento delle attività del reparto e la supervisione dell'intero processo di raccolta e lavorazione della corrispondenza. Ogni giornata richiede un'attenta pianificazione delle risorse, affinché tutte le attività possano essere svolte in modo accurato e nei tempi previsti.

Verifichiamo che ogni operazione venga eseguita nel rispetto delle procedure, intervenendo tempestivamente qualora si presentino criticità o situazioni impreviste. Il nostro compito è quello di garantire che ogni invio, dalla semplice cartolina alla spedizione più complessa, venga gestito con la massima cura e puntualità.

Quali strumenti o tecnologie utilizza più frequentemente?

Tra gli strumenti che utilizziamo quotidianamente vi sono principalmente i computer e le macchine bollatrici, entrambi indispensabili per la gestione delle operazioni amministrative. I sistemi informatici ci permettono di gestire le diverse fasi della lavorazione della corrispondenza, dalla registrazione degli invii alla tracciabilità delle spedizioni, oltre a supportare tutte le attività organizzative del reparto. Rivestono un ruolo importante anche gli scanner, utilizzati per il controllo e la verifica della posta in entrata e in uscita, i quali consentono una gestione più accurata e sicura delle spedizioni. Le macchine affrancatrici sono invece fondamentali per l’applicazione corretta delle tariffe postali, in particolare per la corrispondenza affidataci dai vari Enti.

Strumenti moderni, certo, ma che qui convivono con gesti e competenze tramandati nel tempo. Questa attrezzatura rappresenta un supporto imprescindibile che tuttavia si fonda sempre sull'esperienza e l'attenzione degli operatori. È questo il segreto di un ufficio postale che non assomiglia a nessun altro: la tecnologia al servizio dell'uomo, non il contrario.

Come si garantisce l’efficienza e la puntualità nella raccolta e nello smistamento della corrispondenza?

Tutto risiede nella sincronizzazione tra i tempi di arrivo in sede e le successive fasi di lavorazione. Ogni passaggio è organizzato in modo sequenziale e coordinato, così da ridurre al minimo i tempi di attesa e assicurare che la corrispondenza venga presa in carico e smistata senza ritardi.

La pianificazione interna delle attività permette di distribuire in modo equilibrato il lavoro tra gli operatori e di adattare rapidamente l’organizzazione del reparto alle esigenze quotidiane. La collaborazione tra i vari settori e la comunicazione costante permette inoltre di gestire con tempestività eventuali picchi di lavoro o situazioni impreviste.

In che modo il vostro lavoro contribuisce al funzionamento complessivo del servizio postale?

Il contributo del nostro lavoro al funzionamento dell’intera filiera postale consiste nel garantire che l’inoltro della corrispondenza verso le diverse destinazioni avvenga in modo rapido, preciso e ordinato. Ogni fase, dalla raccolta allo smistamento fino alla preparazione delle spedizioni, è finalizzata a ridurre i tempi di lavorazione e ad assicurare il corretto instradamento degli invii. In questo senso, possiamo affermare con orgoglio che il ruolo che ricopriamo rappresenta un passaggio fondamentale all’interno della catena logistica, poiché consente di organizzare e ottimizzare il flusso della corrispondenza prima della sua partenza verso i servizi successivi. L’attenzione alla precisione e al rispetto delle procedure garantisce che ogni invio raggiunga la propria destinazione nel minor tempo possibile e nelle condizioni corrette.

Negli ultimi anni, come è cambiato il vostro lavoro con la digitalizzazione?

La digitalizzazione ha portato cambiamenti significativi, rendendo molte procedure più pratiche e veloci rispetto al passato. L’introduzione di sistemi informatici sempre più avanzati ha permesso di semplificare molte fasi operative, riducendo i tempi di gestione e migliorando la tracciabilità della corrispondenza lungo tutto il percorso. In particolare, la possibilità di digitalizzare alcune pratiche ha reso più immediata l’evasione delle operazioni quotidiane e ha contribuito a diminuire il margine di errore, favorendo una maggiore precisione nei controlli e nelle registrazioni. Anche la comunicazione interna tra i diversi reparti è risultata più fluida e tempestiva.

C'è tuttavia un aspetto che secondo noi non cambia, ovvero il ruolo dell'operatore: l'esperienza e la capacità di gestione delle situazioni restano elementi fondamentali per garantire la qualità del servizio. La rivoluzione digitale, insomma, non ha sostituito il lavoro umano ma lo ha reso più efficiente, senza intaccarne il valore.

Quali innovazioni hanno migliorato maggiormente il servizio?

La progressiva meccanizzazione delle attività operative è il cambiamento più significativo. Macchinari e sistemi automatizzati hanno ottimizzato smistamento, affrancatura e registrazione, riducendo i tempi di trattamento e aumentando la precisione: il risultato è un intero processo postale più fluido, capace di garantire puntualità anche nei momenti di massimo afflusso.

Ritiene che il ruolo dell’Addetto alla corrispondenza sia destinato a cambiare ancora nei prossimi anni?

Le tecnologie continueranno certamente a evolversi ma finché esisterà il bisogno di inviare e ricevere corrispondenza fisica — e per un luogo come il Vaticano, meta di pellegrinaggio di milioni di persone, questo bisogno non sembra destinato a scomparire — la funzione di base del nostro ruolo resterà sostanzialmente la stessa.

La gestione della corrispondenza, infatti, richiede ancora oggi competenze organizzative, attenzione ai dettagli e capacità di controllo che difficilmente possono essere completamente automatizzate. Anche in un contesto di crescente innovazione tecnologica, il contributo umano resta essenziale per garantire correttezza, affidabilità e qualità del servizio. È quindi più realistico immaginare un’evoluzione del ruolo piuttosto che una sua trasformazione totale, con strumenti sempre più avanzati a supporto delle attività quotidiane, ma con la centralità dell’operatore che continua a rappresentare un elemento imprescindibile.

Quali sono gli aspetti più delicati in termini di sicurezza?

La sicurezza rappresenta un elemento fondamentale del nostro lavoro; la formazione professionale del personale è la base imprescindibile per garantire un corretto svolgimento di tutte le operazioni. Una preparazione adeguata consente infatti di ridurre il margine di errore e di affrontare con consapevolezza le diverse situazioni che possono presentarsi durante il lavoro quotidiano. Un ulteriore elemento fondamentale è la discrezione nella gestione della corrispondenza. Operare con discrezione, professionalità e senso di responsabilità è essenziale per garantire la tutela degli utenti e il corretto funzionamento del servizio.

Avete osservato un aumento rilevante delle attività in seguito al Giubileo 2025 e all’elezione del nuovo Papa?

Come Poste Vaticane abbiamo riscontrato un aumento significativo delle attività sia durante il periodo giubilare sia in occasione dell’elezione del nuovo Pontefice. Si tratta di momenti di particolare rilievo per la vita della Santa Sede che comportano un incremento importante del flusso della corrispondenza.

Sono i momenti in cui si tocca con mano il privilegio — e insieme la responsabilità — di lavorare in un luogo che è, letteralmente, il centro del mondo per centinaia di milioni di fedeli: l'afflusso di pellegrini e visitatori da ogni continente intensifica notevolmente il volume di cartoline, lettere e spedizioni. Nonostante l'aumento considerevole del carico di lavoro, l'esperienza del personale e la struttura organizzativa permettono di affrontare questi periodi straordinari assicurando sempre il corretto svolgimento di tutte le attività, con la serenità di chi, ogni giorno, contribuisce silenziosamente a un pezzo di storia.