A las puertas del mundo: un día en el Departamento de Salidas del Correo Vaticano

Conversación con Stefano Rossi y Ermanno Croci, responsables de correspondencia del Departamento de Salidas del Servicio de Correos y Filatelia de la Gobernación

Hay un lugar, a pocos pasos de la Columnata de Bernini, donde cada día miles de fragmentos de vida, postales, cartas, paquetes, envíos certificados, emprenden viaje hacia todos los rincones del planeta. No es una oficina de correos como las demás, es la Oficina Postal del Estado más pequeño del mundo.

Allí trabajan Stefano Rossi y Ermanno Croci, responsables de correspondencia del Departamento de Salidas, quienes relatan su experiencia en esta entrevista para www.vaticanstate.va. Tienen encomendada una tarea que encierra una singularidad irrepetible: tener entre sus manos los mensajes de peregrinos de todo el mundo, la correspondencia oficial de la Santa Sede y los documentos que acompañan acontecimientos históricos como el Jubileo o la elección de un nuevo Papa. Trabajar aquí significa ser, cada día, un eslabón de la cadena que une el Vaticano con el mundo entero.

¿Podrían hablarnos de su trayectoria profesional y de cómo llegaron a desempeñar esta función?

Nuestra trayectoria profesional comenzó hace muchos años en el Correo Vaticano, explica Stefano. Yo inicié mi carrera como operador del correo neumático y telefonista, un detalle que, por sí solo, da cuenta de hasta qué punto este lugar conserva tecnologías y tradiciones que en otros lugares han desaparecido. Ermanno añade que comenzó trabajando en el servicio de recogida de correspondencia, donde adquirió una amplia experiencia sobre el terreno. Ha sido para ambos un proceso de crecimiento constante que nos ha permitido conocer en profundidad la organización y el funcionamiento de una institución que no tiene parangón en el mundo.

¿Qué competencias consideran fundamentales hoy para un responsable de correspondencia?

Hoy más que nunca, para desempeñar eficazmente este trabajo consideramos fundamentales una sólida formación profesional y un profundo conocimiento de los procedimientos internos. Nuestra labor exige precisión, fiabilidad y una gran atención, ya que cada fase repercute en el correcto funcionamiento de todo el proceso postal.

A estas competencias técnicas se suman el sentido de la responsabilidad y la capacidad organizativa, cualidades fundamentales para garantizar un servicio eficiente. También es importante saber reaccionar con rapidez ante posibles imprevistos. Solo con un fuerte espíritu de colaboración es posible garantizar un servicio a la altura de los estándares exigidos.

¿En qué consiste una jornada habitual de trabajo?

Nuestra jornada laboral comienza a las 7:30 con la organización de los envíos y la preparación de los despachos destinados a los distintos países del mundo. En esta primera fase también se planifican las actividades del día y se asignan los operadores a los diferentes servicios, con el fin de garantizar una distribución equilibrada del trabajo y el correcto desarrollo de todas las operaciones.

La coordinación constituye un aspecto fundamental de nuestra labor, cada servicio está estrechamente relacionado con los demás y requiere una planificación minuciosa para evitar retrasos o acumulaciones de correspondencia. El objetivo es garantizar que cada envío sea procesado con puntualidad y precisión.

A lo largo de la jornada nos ocupamos de la recogida y clasificación de las miles de postales que peregrinos y turistas confían cada día al Correo Vaticano, encaminándolas hacia sus respectivos destinos. Paralelamente, gestionamos los envíos por correo urgente, ocupándonos de su procesamiento y expedición, así como de los envíos certificados, que son registrados, controlados y tramitados con la máxima atención.

Una parte importante de nuestro trabajo corresponde asimismo al servicio de franqueo de la correspondencia que los distintos organismos de la Santa Sede entregan al Correo Vaticano. A ello se suma la preparación de la documentación aduanera para los envíos que contienen libros o mercancías destinados tanto a países europeos como extraeuropeos, un trámite esencial para garantizar el tránsito regular de los envíos y el cumplimiento de la normativa internacional.

El conjunto de estas actividades hace que nuestra jornada sea intensa y compleja, cada operador contribuye, con su trabajo, a garantizar un servicio eficiente y fiable.

¿Cuáles son las principales responsabilidades de su función?

Las principales responsabilidades de nuestra función tienen que ver con la coordinación de las actividades del departamento y la supervisión de todo el proceso de recogida y tratamiento de la correspondencia. Cada jornada requiere una cuidadosa planificación de los recursos para que todas las actividades puedan desarrollarse correctamente y dentro de los plazos previstos.

Comprobamos que cada operación se lleve a cabo de acuerdo con los procedimientos establecidos e intervenimos con rapidez cuando surgen dificultades o situaciones imprevistas. Nuestra tarea consiste en garantizar que cada envío, desde una simple postal hasta el más complejo, sea gestionado con el máximo cuidado y puntualidad.

¿Qué herramientas o tecnologías utilizan con mayor frecuencia?

Entre las herramientas que utilizamos a diario se encuentran principalmente los ordenadores y las máquinas mataselladoras, ambos indispensables para la gestión de las operaciones administrativas. Los sistemas informáticos nos permiten gestionar las distintas fases del tratamiento de la correspondencia, desde el registro de los envíos hasta su trazabilidad, además de facilitar todas las actividades organizativas del departamento.

También desempeñan un papel importante los escáneres, utilizados para el control y la verificación del correo entrante y saliente, que permiten una gestión más precisa y segura de los envíos. Las máquinas franqueadoras, por su parte, son fundamentales para la correcta aplicación de las tarifas postales, en particular en el caso de la correspondencia que nos confían los distintos organismos.

Son herramientas modernas, ciertamente, pero aquí conviven con gestos y conocimientos transmitidos a lo largo del tiempo. Estos equipos constituyen un apoyo imprescindible que, sin embargo, sigue sustentándose en la experiencia y la atención de los operadores. Ese es el secreto de una oficina postal que no se parece a ninguna otra, la tecnología al servicio de la persona, y no al contrario.

¿Cómo se garantizan la eficiencia y la puntualidad en la recogida y clasificación de la correspondencia?

Todo depende de la sincronización entre los horarios de llegada a la sede y las posteriores fases de procesamiento. Cada paso está organizado de manera secuencial y coordinada para reducir al mínimo los tiempos de espera y garantizar que la correspondencia sea recibida y clasificada sin retrasos.

La planificación interna de las actividades permite distribuir de manera equilibrada el trabajo entre los operadores y adaptar rápidamente la organización del departamento a las necesidades de cada jornada. La colaboración entre los distintos sectores y una comunicación constante permiten, además, gestionar con rapidez posibles picos de trabajo o situaciones imprevistas.

¿De qué manera contribuye su trabajo al funcionamiento general del servicio postal?

Nuestra contribución al funcionamiento de toda la cadena postal consiste en garantizar que la correspondencia sea encaminada hacia los distintos destinos de forma rápida, precisa y ordenada. Cada fase, desde la recogida y la clasificación hasta la preparación de los envíos, está orientada a reducir los tiempos de procesamiento y garantizar su correcto encaminamiento.

En este sentido, podemos afirmar con orgullo que nuestra función constituye un eslabón fundamental dentro de la cadena logística, ya que permite organizar y optimizar el flujo de correspondencia antes de su salida hacia las siguientes fases del servicio. La atención a la precisión y al cumplimiento de los procedimientos garantiza que cada envío llegue a su destino en el menor tiempo posible y en las condiciones adecuadas.

En los últimos años, ¿cómo ha cambiado su trabajo con la digitalización?

La digitalización ha introducido cambios significativos y ha hecho que muchos procedimientos sean más sencillos y rápidos que en el pasado. La incorporación de sistemas informáticos cada vez más avanzados ha permitido simplificar numerosas fases operativas, reducir los tiempos de gestión y mejorar la trazabilidad de la correspondencia a lo largo de todo su recorrido.

En particular, la posibilidad de digitalizar determinados procedimientos ha agilizado la tramitación de las operaciones cotidianas y ha contribuido a reducir el margen de error, favoreciendo una mayor precisión en los controles y registros. También la comunicación interna entre los distintos departamentos se ha vuelto más fluida y rápida.

Hay, sin embargo, un aspecto que, en nuestra opinión, no cambia: el papel del operador. La experiencia y la capacidad para gestionar las distintas situaciones siguen siendo elementos fundamentales para garantizar la calidad del servicio. En definitiva, la revolución digital no ha sustituido el trabajo humano, sino que lo ha hecho más eficiente sin menoscabar su valor.

¿Qué innovaciones han contribuido en mayor medida a mejorar el servicio?

La progresiva mecanización de las actividades operativas ha sido el cambio más significativo. La maquinaria y los sistemas automatizados han optimizado la clasificación, el franqueo y el registro, reduciendo los tiempos de procesamiento y aumentando la precisión. El resultado es un proceso postal en su conjunto más fluido, capaz de garantizar la puntualidad incluso en los momentos de mayor afluencia.

¿Consideran que la función del responsable de correspondencia seguirá cambiando en los próximos años?

Las tecnologías seguirán evolucionando, sin duda, pero mientras exista la necesidad de enviar y recibir correspondencia física y, en un lugar como el Vaticano, destino de peregrinación para millones de personas, esa necesidad no parece destinada a desaparecer, la función esencial de nuestro trabajo seguirá siendo sustancialmente la misma.

La gestión de la correspondencia sigue requiriendo competencias organizativas, atención al detalle y capacidad de control que difícilmente pueden automatizarse por completo. Incluso en un contexto de creciente innovación tecnológica, la aportación humana continúa siendo esencial para garantizar la corrección, la fiabilidad y la calidad del servicio.

Por tanto, resulta más realista imaginar una evolución de esta función que una transformación total, con herramientas cada vez más avanzadas al servicio de las actividades cotidianas, pero manteniendo la centralidad del operador como elemento imprescindible.

¿Cuáles son los aspectos más delicados en materia de seguridad?

La seguridad constituye un elemento fundamental de nuestro trabajo, la formación profesional del personal es la base indispensable para garantizar el correcto desarrollo de todas las operaciones. Una preparación adecuada permite, de hecho, reducir el margen de error y afrontar con conocimiento y responsabilidad las distintas situaciones que pueden presentarse durante el trabajo cotidiano.

Otro elemento fundamental es la discreción en la gestión de la correspondencia. Actuar con discreción, profesionalidad y sentido de la responsabilidad es esencial para garantizar la protección de los usuarios y el correcto funcionamiento del servicio.

¿Han observado un aumento significativo de la actividad a raíz del Jubileo de 2025 y de la elección del nuevo Papa?

En el Correo Vaticano hemos registrado un aumento significativo de la actividad tanto durante el periodo jubilar como con ocasión de la elección del nuevo Pontífice. Se trata de momentos de especial relevancia para la vida de la Santa Sede que conllevan un importante incremento del flujo de correspondencia.

Son momentos en los que se percibe de manera tangible el privilegio y, al mismo tiempo, la responsabilidad de trabajar en un lugar que es, literalmente, el centro del mundo para cientos de millones de fieles,  la afluencia de peregrinos y visitantes procedentes de todos los continentes incrementa considerablemente el volumen de postales, cartas y envíos.

A pesar del notable aumento de la carga de trabajo, la experiencia del personal y la estructura organizativa permiten afrontar estos periodos extraordinarios garantizando en todo momento el correcto desarrollo de todas las actividades, con la serenidad de quienes, cada día, contribuyen silenciosamente a escribir una página de la historia.